Fonctionnalités indispensables pour le service publicm Pour être efficace, l'application doit couvrir l'ensemble du cycle de vie de l'agent au sein de la collectivité. Voici les modules essentiels à rechercher :

• Gestion administrative et des carrières : C'est le cœur du métier. L'application doit centraliser tous les dossiers agents dans une base de données unique et sécurisée . Elle doit automatiser le suivi des carrières : avancements d'échelon, changements de grade, gestion des promotions et des mobilités internes .

• Gestion des temps et des activités (GTA) : Un module crucial pour les collectivités, permettant de gérer la grande variété des cycles de travail, les horaires variables, les astreintes, le travail le week-end, et de comptabiliser avec précision les heures supplémentaires . L'idée est de faciliter la planification pour assurer la continuité du service public tout en respectant le temps de travail légal .

• Gestion de la paie : Le logiciel doit être capable de calculer une paie complexe, intégrant toutes les primes et indemnités propres à la fonction publique territoriale, et de produire la Déclaration Sociale Nominative (DSN) . Une intégration fluide avec les outils financiers de la commune est indispensable pour le mandatement .

• Gestion des congés et absences : L'outil doit simplifier la demande, la validation et le suivi de tous les types de congés (annuels, RTT, maladie, autorisations spéciales d'absence...). Il doit offrir une visibilité claire sur les plannings de chaque service pour éviter les absences simultanées en période critique .

• Portail agent et dématérialisation : Pour moderniser l'image de la commune et responsabiliser les agents, l'application doit inclure un espace en ligne sécurisé. Chaque agent peut y consulter son dossier, faire ses demandes de congés, télécharger ses bulletins de paie (via un coffre-fort numérique) et mettre à jour ses informations personnelles .

• Pilotage RH et tableaux de bord : L'application doit permettre aux décideurs (DRH, élus) de suivre des indicateurs clés en temps réel : pyramide des âges, taux d'absentéisme, évolution de la masse salariale, etc. Ces données sont essentielles pour une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) et pour l'élaboration du Rapport Social Unique (RSU) .

? Les critères clés pour faire le bon choix

Au-delà des fonctionnalités, la qualité de l'outil et de son intégration dans la commune est primordiale.

• Simplicité d'utilisation : L'application doit être intuitive et agréable pour tous, des gestionnaires RH aux agents de terrain, y compris ceux qui sont moins à l'aise avec le numérique. Une prise en main facile garantit une adoption rapide par tous .

• Sécurité et conformité des données : La sécurité des données personnelles des agents est un impératif légal et éthique. L'application doit offrir des garanties solides en matière de cybersécurité, de chiffrement des données et de conformité au RGPD .

• Capacité d'intégration : Le SIRH ne doit pas être un îlot. Il doit pouvoir se connecter facilement aux autres logiciels de la collectivité, notamment ceux des finances et de la comptabilité, pour fluidifier les échanges d'informations .

• Personnalisation et évolutivité : La solution doit être paramétrable pour épouser les processus propres à la commune et capable d'évoluer avec elle, que ce soit en taille ou pour s'adapter aux futures réformes .

? Pistes de solutions spécialisées

Le marché propose des solutions spécifiquement conçues pour les collectivités. Vous pouvez explorer des acteurs reconnus dans ce domaine, tels que Synoriel , Eksaé , Élap , Berger-Levrault (avec ses solutions e.sedit RH et BL.RH) , ou encore Kelio et Asys . Des solutions plus généralistes comme Factorial peuvent aussi convenir à certaines structures, notamment pour leur flexibilité .

Pour vous guider, je vous suggère de commencer par établir un cahier des charges précis en interne, en listant vos besoins prioritaires et vos contraintes budgétaires. Ensuite, n'hésitez pas à demander des démonstrations aux éditeurs retenus pour voir l'outil en action et échanger avec leurs équipes .

Je reste à votre disposition si vous souhaitez approfondir l'un de ces points ou la comparaison de certaines solutions. Bonne chance dans votre projet de modernisation RH.